"Ragazzi, dobbiamo fissare la riunione!". Occhi al cielo, sbuffi, sospiri. Capita anche da voi, vero? Eppure le riunioni sono uno dei momenti più importanti e formativi in azienda. Tutti preferiremmo andare avanti con le nostre cose da fare, perennemente in ritardo, ma alla riunione non si può rinunciare.
Vediamo perché è così fondamentale e come possiamo rendere questo momento per una volta piacevole.
Perché è così importante andare alla riunione?
Fare una riunione non è solo un momento in cui si tirano le fila dei discorsi e si assegnano ruoli e compiti. Fare riunione significa fare il punto di una situazione, discutere su ciò che è stato fatto, come è stato fatto, come si sarebbe potuto fare diversamente, come si è risolta una criticità, in che modo un’azione ha portato risultati positivi, discutere su ciò che si farà, fare brainstorming su progetti presenti e futuri.
Si fanno riunioni generali, per reparti, per progetti. Anche noi ne facciamo continuamente: prima di un evento, prima di un matrimonio, dopo un evento che ha comportato delle criticità, periodicamente in cucina o con tutto lo staff…
Spesso, nonostante le resistenze iniziali, si esce da una riunione, se preparata e gestita bene, arricchiti e con tante idee nuove da portare avanti. E se è fondamentale per il reparto creativo o il reparto marketing, anche il magazzino o la contabilità ne traggono enormi benefici.
Non solo, le riunioni sono anche ottimi momenti per un confronto personale e umano. Molto spesso infatti è proprio durante questi momenti che è bene esternare perplessità o dissensi tra colleghi, sempre in modo costruttivo, in modo che ognuno possa tornare alla scrivania o alla sua postazione più leggero o arricchito.
“Coloro che non sanno imparare dalle riunioni precedenti saranno condannati a ripeterle.”
Massima di McKernan
Non ti è mai successo di partecipare ad una riunione con una voglia matta di tirar fuori tutto, dal giorno del litigio con il tuo vicino di scrivania? E poi magari hai pensato di lasciar correre e chiarirti direttamente con lui, che in quel momento si doveva parlare di un progetto importante? Ecco proprio perché si trattava di un progetto importante su cui avreste dovuto collaborare, forse quella era proprio la sede giusta per chiarirsi e, chissà, forse comprendersi per collaborare meglio.
Ecco che la prima o l'ultima riunione plenaria dell’anno è un’occasione importantissima per iniziare il nuovo anno o chiudere quello in corso con il piede giusto, per parlare di come mettere in atto le strategie pensate nelle scorse settimane.
La riunione di inizio anno, un momento per fare il punto
Come trasformare questo presunto supplizio in un momento piacevole? Tanto più che, fatto l’inventario, da parlare ce n’è per un bel po’.
L’ordine del giorno inizia a farsi pericolosamente lungo? Aggiungi un punto: pausa pranzo a buffet. Lo abbiamo detto spesso: il cibo unisce le persone. Davanti a stuzzichini, antipasti o ad un buon piatto di pasta ci facciamo più morbidi. Parlare diventa più facile.
Organizza un pranzo leggero a buffet in ufficio, qualcosa di easy e informale, che rilassi le tensioni, se ce ne sono, che stuzzichi le menti dopo un paio d’ore di chiacchiere. Non è solo un modo per spezzare la fame, ma una coccola, una piccola attenzione per i tuoi collaboratori che li premierà per il duro lavoro svolto e, come sai bene, li stimolerà a fare ancora meglio.
Finger food? Pranzo a buffet? Stuzzichini in ufficio o pranzo completo? Hai una stanza dove preparare il tutto, magari a sorpresa o possiamo trovare per te una location? Contattaci e organizzeremo per te una pausa pranzo che rimetterà a nuovo i tuoi collaboratori.
